Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług dopuszczają możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej. Rozwiązanie to cieszy się coraz większym zainteresowaniem wśród przedsiębiorców. Przyczyn jest kilka. Jedną z nich jest nieograniczony dostęp do dokumentów, również spoza biura. E faktura powinna zawierać dokładnie takie same elementy, jak faktura papierowa. O czym należy pamiętać podczas sporządzania e faktury? Jak przechowywać dokumenty?
Jakie dokumenty można wystawiać w formie elektronicznej?
W formie elektronicznej można sporządzać różne dokumenty m.in.:
- faktury,
- faktury korygujące,
- noty korygujące,
- duplikaty faktur.
Wymagania co do treści tych dokumentów nie różnią się od ich papierowych odpowiedników. Faktura elektroniczna powinna zawierać m.in. kolejny numer, datę wystawienia, dane podatnika, dane odbiorcy, nazwę towaru bądź usługi, liczbę towarów lub zakres usługi, cenę jednostkową bez kwoty podatku, stawkę podatku, kwotę należności ogółem.
Każdy przedsiębiorca może wystawić fakturę w formie elektronicznej. Należy jednak pamiętać o uzyskaniu zgody od odbiorcy e faktury, na przekazanie dokumentu w taki sposób. Co ważne, w przepisach brak jest wskazania, w jakiej formie taka zgoda powinna być udzielona. Może być także dorozumiana – zapłata należności wynikającej z faktury równoznaczna jest z akceptacją sposobu przekazania faktury. Wyjątek stanowi przesyłanie e faktur do podmiotów administracji publicznej. Jednostki te mają obowiązek przyjęcia dokumentów w takiej formie.
E faktura a integralność treści, autentyczność, czytelność
Faktury elektroniczne muszą spełniać pewne wymogi, odnoszące się do integralności treści, autentyczności pochodzenia oraz czytelności. Co to oznacza? Pierwszy z warunków jest spełniony, jeśli dane zawarte na fakturze nie uległy zmianie np. w trakcie przetwarzania i są zgodne ze stanem faktycznym. Autentyczność pochodzenia dotyczy braku wątpliwości co do podmiotu wystawiającego fakturę. Ostatni z wymogów – czytelność oznacza, że dane na fakturze są rozmieszczone w sposób czytelny.
Przepisy prawa nie wskazują, w jakim formacie powinna być wystawiona e faktura. Najczęściej spotykaną formą są faktury w formacie PDF, choć może to być także zupełnie inny format np. XML, Edifact.
Narzędziem do wysyłania, wystawiania oraz przechowywania e faktur jest system EDI. Technologia ta jest gwarancją bezpieczeństwa komunikacji handlowej.
Zasady przechowywania e faktur
Faktura elektroniczna powinna być wystawiona w co najmniej dwóch egzemplarzach. Jeden przekazywany jest odbiorcy, a drugi przechowywany w dokumentacji księgowej wystawcy. W jaki sposób należy przechowywać e faktury? Trzeba podzielić je zgodnie z okresami rozliczeniowymi oraz zarchiwizować tak, aby możliwe było łatwe dotarcie do faktur oraz zapewniona integralność treści, autentyczność pochodzenia i czytelność.
Faktury należy przechowywać aż do czasu, gdy upłynie okres zobowiązania podatkowego.
O sposobie przechowywania dokumentów elektronicznych decyduje przedsiębiorca. Faktury mogą być umieszczone na płytach CD, pamięciach zewnętrznych. Istotne jest jednak regularne wykonywanie kopii zapasowych, co umożliwi szybkie odzyskanie danych w przypadku awarii nośnika głównego.
Zalety sporządzania i przechowywania dokumentów elektronicznych
Efaktura to wiele korzyści dla przedsiębiorcy. Wystarczy dostęp do komputera, aby sporządzić dokument oraz przekazać go klientowi. Redukowane są koszty przesyłek pocztowych, archiwizacji, zakupu materiałów biurowych. Eliminowane jest ryzyko niedostarczenia faktury do odbiorcy np. w związku z zagubieniem przesyłki. Dzięki przechowywaniu dokumentów w formie elektronicznej możliwe jest łatwe ich odszukanie oraz wydrukowanie. Usprawniane są transakcje handlowe, ponieważ kontrahent od razu otrzymuje e fakturę, może terminowo ją opłacić.
Wdrażanie nowych rozwiązań w firmie pozwala na podnoszenie konkurencyjności. E faktury to rozwiązanie efektywne oraz ekologiczne.
